Nhiều doanh nghiệp nhận ra hội thảo thuần trực tiếp đôi khi bỏ lỡ một phần khán giả, còn hội thảo thuần trực tuyến lại thiếu sự gắn kết. Tổ chức hội thảo hybrid – kết hợp khán giả tại hội trường và người tham dự qua mạng trong cùng một chương trình – là lời giải dung hòa hai nhu cầu đó. Tuy nhiên, hybrid không đơn giản là “đặt thêm một máy quay rồi phát lên mạng”. Đó là một sự kiện có hai nhóm khán giả với trải nghiệm khác nhau, và cả hai đều cần được phục vụ chu đáo.
Vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc hội thảo hybrid?
Mô hình hybrid phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở rộng tầm ảnh hưởng của chương trình mà không phải tăng quy mô địa điểm. Một số lợi ích rõ rệt:
- Mở rộng đối tượng tham dự: đối tác, khách hàng, nhân sự ở tỉnh thành khác hoặc nước ngoài vẫn theo dõi và tham gia được.
- Linh hoạt cho diễn giả: chuyên gia không thể có mặt vẫn có thể trình bày từ xa.
- Tối ưu chi phí địa điểm: hội trường chỉ cần đủ cho nhóm khách quan trọng nhất, phần còn lại tham dự trực tuyến.
- Tạo kho nội dung: bản ghi hình phiên thảo luận có thể dùng lại cho đào tạo, truyền thông sau sự kiện.
Lựa chọn nền tảng trực tuyến phù hợp
Nền tảng quyết định người tham dự từ xa được “xem” hay được “tham gia”. Hãy chọn dựa trên mục tiêu của hội thảo thay vì thói quen sử dụng.
- Nền tảng họp trực tuyến: phù hợp hội thảo nội bộ, số lượng vừa phải, cần người từ xa bật micro phát biểu hoặc thảo luận nhóm.
- Nền tảng webinar: phù hợp hội thảo chuyên đề có đăng ký trước, cần quản lý danh sách, hỏi đáp, khảo sát nhanh.
- Phát trực tiếp lên kênh mạng xã hội: phù hợp khi ưu tiên lan tỏa công khai, chấp nhận mức tương tác chủ yếu qua bình luận.
Thiết bị và hạ tầng kỹ thuật tại hội trường
Hội trường của một hội thảo hybrid vừa là sân khấu, vừa là trường quay. Các hạng mục cần chuẩn bị gồm:
- Máy quay và bàn chuyển cảnh: ít nhất một góc toàn cảnh và một góc cận diễn giả; nên có thêm góc khán giả để người xem từ xa cảm nhận không khí.
- Âm thanh tách đường: tín hiệu cho loa hội trường và tín hiệu gửi lên nền tảng được cân chỉnh riêng, tránh vọng tiếng.
- Màn hình hiển thị người tham dự trực tuyến: để diễn giả và khán giả tại chỗ thấy, nghe được người từ xa khi họ phát biểu.
- Micro cho khán giả hội trường: mọi câu hỏi tại chỗ phải đi qua micro, nếu không người xem trực tuyến sẽ không nghe được.
- Đường truyền ổn định: mạng có dây riêng cho bàn kỹ thuật và một đường dự phòng.
Về chi tiết thiết bị, nhân sự và đường truyền cho phần phát sóng, bạn có thể tham khảo thêm bài livestream sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp.
Kịch bản dành cho hai nhóm khán giả
Điểm khác biệt lớn nhất của hội thảo hybrid nằm ở kịch bản. Một chương trình viết riêng cho hội trường sẽ khiến người xem trực tuyến cảm thấy bị bỏ quên.
Với khán giả tại hội trường
- Giữ nguyên trải nghiệm trực tiếp: đón tiếp, giao lưu giữa giờ, tiệc trà, kết nối kinh doanh.
Với người tham dự trực tuyến
- Phiên ngắn hơn, nhịp nhanh hơn; người xem qua màn hình dễ mất tập trung sau khoảng thời gian dài.
- Có nội dung riêng trong giờ giải lao: video giới thiệu, phỏng vấn nhanh diễn giả, tóm tắt phần vừa qua.
- Gửi tài liệu, slide trước hoặc trong lúc diễn ra để họ theo dõi dễ dàng.
Nên có một MC hoặc người điều phối chuyên trách phía trực tuyến, phối hợp với MC sân khấu để dẫn dắt cả hai nhóm khán giả một cách liền mạch.
Tăng tương tác giữa hội trường và trực tuyến
Thành công của hội thảo hybrid được đo bằng mức độ hai nhóm khán giả cảm thấy cùng tham gia một sự kiện.
- Hỏi đáp xen kẽ: luân phiên câu hỏi từ hội trường và từ trực tuyến, MC đọc rõ tên người hỏi ở xa.
- Khảo sát nhanh dùng chung: cả hai nhóm quét mã hoặc truy cập cùng một đường dẫn, kết quả chiếu lên màn hình sân khấu.
- Khách mời trực tuyến lên sóng: mời một vài người tham dự từ xa chia sẻ ý kiến, hiển thị trên màn hình lớn.
- Quà tặng, chứng nhận công bằng: nếu có bốc thăm hay trao chứng nhận, người tham dự trực tuyến cũng nằm trong danh sách.
Những lỗi thường gặp khi tổ chức hội thảo hybrid
Phần lớn sự cố đến từ việc xem nhẹ phía trực tuyến hoặc thiếu tổng duyệt:
- Coi trực tuyến là “phát kèm”: không ai chào hỏi, không ai đọc câu hỏi, người xem rời đi sớm.
- Hỏi đáp không qua micro: người xem từ xa chỉ nghe được câu trả lời mà không biết câu hỏi.
- Diễn giả từ xa bị trễ, mất tiếng: không kiểm tra kết nối và thiết bị của diễn giả trước ngày diễn ra.
- Không tổng duyệt kịch bản kết hợp: chuyển giữa sân khấu, diễn giả từ xa và video bị lúng túng, tạo khoảng trống.
Với các khâu chuẩn bị chung, bạn có thể áp dụng quy trình tổ chức hội thảo doanh nghiệp rồi bổ sung phần trực tuyến.
F5MEDIA – Đồng hành tổ chức hội thảo hybrid trọn gói
F5MEDIA cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, trong đó có giải pháp hội thảo hybrid từ khâu tư vấn nền tảng, xây dựng kịch bản cho hai nhóm khán giả, đến lắp đặt sân khấu, màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, máy quay và đội ngũ kỹ thuật phát sóng. Chúng tôi phối hợp chặt chẽ giữa hội trường và bàn điều khiển để mọi người tham dự, dù ngồi tại chỗ hay ở xa, đều có trải nghiệm trọn vẹn.
- Hotline/Zalo: 0964 423 013
- Email: f5vision.vn@gmail.com
- Địa chỉ: 456 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P.25, Q. Bình Thạnh, TP.HCM
- Website: f5media.vn
